DMS – Sistem za upravljanje dokumentima

Šta je DMS?

Upravljanje dokumentima, koje se često naziva i Sistemi za upravljanje dokumentima (DMS), je softver koji se koristi za skladištenje, upravljanje i praćenje elektronskih kopija pojedinačnih elektronskih dokumenata i skeniranih informacija na papiru. Sistem upravlja i čuva ove dokumente na svom serveru, u šifrovanom obliku.

Za šta je DMS koristan?

Zahvaljujući upravljanju dokumentima možemo direktno pristupiti potrebnim informacijama koje su pohranjene na centralnoj lokaciji, štaviše, omogućava da više korisnika pristupi istim ažurnim dokumentima u isto vrijeme. Osim toga, eliminiše potrebu za fizičkom pohranom, što smanjuje troškove i vrijeme utrošeno na pretragu kroz ormare za dokumente.

Zašto je važan razvoj sistema za upravljanje dokumentima?

Upravljanje kupcima

CRM na jednom mjestu organizuje sve podatke vezane za odnose s kupcima, osiguravajući da su svi podaci dostupni cijelom našem timu s bilo kojeg mjesta, bilo kada i sa bilo kojeg uređaja. Podaci se mogu uvoziti iz različitih izvora, tako da imamo mogućnost da povežemo sistem sa našim e-mail klijentima ili telefonima, a u njemu se mogu obraditi i podaci onih potencijalnih klijenata koji dolaze sa web stranice/bilten kampanje.

Koristeći sistem za upravljanje odnosima s klijentima, lako možemo pratiti kakva je komunikacija do sada bila sa klijentom i koje zadatke još trebamo obaviti. Ovo se može vidjeti u prikazu vremenske trake, što jasno pokazuje ko je odgovoran za koji zadatak, a takođe olakšava predaju zadataka (na primjer, kada je jedan od članova našeg tima na odsustvu).

Osim toga, primamo obavijesti o svakom zadatku, tako da definitivno nećemo zaboraviti na kupca ili zadatak, a nećemo ni kasniti s komunikacijom.

Studija slučaja, primjer

Uveli smo sistem arhiviranja dokumenata za kompaniju koja se bavi prodajom pasa. Ranije im podnošenje dokumenata nije bilo dostupno rješenje, jer su morali nositi posebne zračne tovarne listove. Tako smo za njih razvili jedinstven sistem koji je u stanju da razlikuje različite tipove tovarnih listova i pravilnim upravljanjem procesima ukazuje koja vrsta dokumenta još nedostaje za koji projekat.

Funkcije sistema za upravljanje dokumentima

Upotreba sistema za upravljanje dokumentima značajno pojednostavljuje i ubrzava masovno upravljanje dokumentima, koje se odvija na privatnom serveru i potpuno je bezbjedno, jer obezbjeđujemo zaštitu podataka primjenom najnaprednijih tehnologija šifrovanja.

Važno je da DMS koji dobro funkcioniše nije nešto što je već rađeno, već potpuno jedinstvena, prilagođena aplikacija, jer je izuzetno važno da u potpunosti služi specifičnim potrebama i funkcijama kompanije.

Upravljanje prilagođenim grupnim dokumentima

Sistem upravljanja dokumentima nam omogućava da vodimo transparentnu i fleksibilnu evidenciju naših datoteka. Materijali na papiru mogu se odmah digitalno snimiti u DMS, a digitalni materijali se mogu prenijeti u naš sistem sa gotovo bilo koje platforme tako da se sve može pohraniti na jednoj lokaciji kojom se može upravljati. Jedinstvenim i grupnim arhiviranjem možemo ih automatski snimiti u našu bazu podataka, gdje ih kasnije možemo pronaći bilo kada, bilo gdje i sa bilo kojeg uređaja u nekoliko sekundi koristeći funkciju pretraživanja ili različite filtere.

Životni ciklus dokumenata postaje u potpunosti praćen: uvijek dobijamo tačne, ažurne informacije o statusu dokumenta, kod koga je bio, da li je izmjenjen i koja je najnovija verzija.

Koristeći DMS, takođe imamo mogućnost praćenja zadataka. Možemo dodijeliti zakazane zadatke našim kolegama, o čemu će oni biti automatski obaviješteni tako da niko neće propustiti nijednu od svojih obaveza.

Enkripcija

Nije potrebno mučiti se s prenosom podataka, jer zahvaljujući daljinskom pristupu možemo pristupiti bazi podataka naših dokumenata preko interfejsa zaštićenog lozinkom s bilo kojeg mjesta. Našim zaposlenicima možemo dati različita prava, tako da svaka osoba ima pristup samo relevantnim funkcijama i podacima. Aktivnosti u sistemu se bilježe u nepromjenjivi dnevnik događaja gdje se tačno vidi ko je šta uradio i kada.

Upravljanje posebnim dokumentima

U mnogim slučajevima takođe moramo biti u mogućnosti pohraniti i upravljati posebnim dokumentima (na primjer, zapisnik o prevozu pasa na aerodrom, kao što se može naći u studiji slučaja), pa je izuzetno važno da DMS bude individualan, prilagođen potrebama naše kompanije, tako da se može rukovati dokumentima sa specifičnim parametrima.

OCR

Zahvaljujući modernoj tehnologiji, sada su dostupne usluge koje omogućavaju masovnu konverziju teksta na papiru i skeniranje u elektronski tekst. OCR, ili optičko prepoznavanje znakova, je usluga koja vam omogućava da pročitate tekst sa skeniranog dokumenta i učinite ga obradivim i organizovanim.

Na primjer, skeniranjem papirne fakture možemo saznati njen tačan ukupan iznos bez ljudske intervencije. OCR stoga može biti napredan dodatak sistemima za upravljanje dokumentima.

Sign up for our newsletter!

Sign up for our newsletter to be the first to know about our latest projects and technological innovations.

Preporučene usluge

Strateški konsalting

Ako još ne znate tačno šta bi bilo najbolje rješenje za vašu kompaniju, slobodno nas kontaktirajte za strateško savjetovanje, jer će vam naše obučene kolege rado pomoći da donesete najbolju odluku.

Hosting servera

Pored razvoja DMS-a, naš najtraženiji proizvod je svakako i operativni servis. Postavlja se pitanje kakvu će podršku proizvoda dobiti naši kupci nakon razvoja i kupovine sistema za upravljanje dokumentima. Naravno, za to smo i kreirali našu operativnu uslugu.

Usluge domena i servera

Ako vam je potreban razvijen sistem, možda biste željeli da ga objavite, zar ne? U ovom slučaju trebat će vam ime domene i neki serveri na kojima ih možete ugostiti. Srećom, možemo vam pomoći sa bilo kojom uslugom koja vam je potrebna.

Izrada web stranica i portala

Tu smo ako vam je potrebna dobra web stranica koja može efektivno pokazati najbolju stranu vašeg poslovanja. Uz ovo preporučujemo naše usluge hostinga i upravljanja domenom.

Razvoj sistema za upravljanje dokumentima